Nous avons passé en revue il y a quelques jours les solutions libres de téléconférence. Aujourd’hui nous présentons une introduction à un outil dédié à la prise de décision à distance : Loomio.

logo LoomioLoomio permet de discuter sur les sujets à débattre et de décider collectivement selon différentes modalités de prise de décision: d’accord ou pas, préférence parmi plusieurs options, classement de propositions par préférence, pondération, choix multiple possible, sondage de date. Les outils de prises de décisions disponibles peuvent être utilisés successivement dans un processus afin d’obtenir d’abord une position générale (retenir des propositions), pour ensuite affiner avec des votes à points par exemple.

Il est possible d’utiliser une instance mise en place par l’association Framsoft : Framavox ou de déployer sa propre instance. Framasoft propose un guide d’installation et Loomio a mis en place un github dédié à son déploiement.

Framasoft met également à disposition une documentation d’introduction à l’utilisation de Loomio contenant une vidéo d’introduction.

Débuter avec Framavox

Un temps de découverte de l’outil de 2h à 4h est utile en début d’utilisation, pour saisir les possibilités qu’il offre.

Il est nécessaire de préparer dans l’outil les prises de décisions pour que les participant·es puissent échanger et se prononcer. Cette mise en place implique une réflexion en amont, parfois collective, autour des options possibles quant à une décision à prendre. En effet, les options et les modalités d’un sondage orientent les décisions qui seront prises.

L’outil est conçu de manière assez intuitive, chaque étape est expliquée à l’écran.

Créer un compte

Aller sur la page d’accueil de Framavox puis cliquer sur « se connecter / créer un compte » et suivre les instructions.

  • Un compte requiert une adresse e-mail valide.
  • A chaque connexion, un code de connexion est envoyé par e-mail.

Créer un groupe

Le groupe permet de partager un ensemble de discussions et de décisions avec un ensemble de personnes.

Démo Loomio - créer un groupe - itopie informatique, libre, éthique, citoyenne, GenèveLa fenêtre de création d’un groupe est ouverte à la première connexion. Les informations saisies lors de la création peuvent être modifiées ultérieurement dans les paramètres du groupe (menu « options » en haut à droite de l’accueil du groupe).

  • Choisir le nom du groupe.
  • La description est facultative, mais utile comme accueil des nouvelles et nouveaux arrivant·es.
  • Valider avec le bouton « créer le groupe ».

Démo Loomio - invitation des membres dans un groupe - itopie informatique, libre, éthique, citoyenne, GenèveInviter des membres

Une fenêtre permettant d’inviter des personnes dans le groupe s’affiche: inviter des personnes de suite (en saisissant les adresses e-mails) ou fermer la fenêtre pour les inviter plus tard.

Accueil du groupe

Deux discussions sont automatiquement créées à la création d’un groupe :

  • « Comment utiliser Loomio », qui inclut un sondage de type proposition en démonstration et un lien vers la documentation rapide.
  • « Bienvenue ! N’hésitez pas à vous présenter », prévue pour que chaque membre du groupe puisse écrire quelques lignes.

Démo Loomio - accueil du groupe - itopie informatique, libre, éthique, citoyenne, Genève

Initier une discussion et une prise de décision

Il est nécessaire de créer une discussion (ou d’utiliser une discussion existante) pour mettre en place un outil de prise de décision. Les discussions incluent un fil de commentaires général. Elles peuvent inclure une ou plusieurs décisions.

À droite de la vue d’une discussion, on retrouve les outils de prise de décision disponibles.

Au choix d’un des outils de prise de décision, la fenêtre de création s’ouvre en premier plan. Un lien tout en haut de cette fenêtre « Étendre » explique le fonctionnement de l’outil choisi.

Une date limite est fixée pour que chacun·e rende sa décision.

Les propositions et les discussions existantes sont éditables via le menu en haut à droite de la proposition affichée.

Utiliser Framavox ou votre propre instance de Loomio

À l’heure actuelle, face au confinement généralisé, le besoin de tels outils se fait ressentir pour tout regroupement de personnes amené à devoir prendre des décisions.

Framavox / Loomio est cependant bien pratique en tout temps: que ce soit pour les collectifs composés de personnes éloignées géographiquement ou qui ont de la peine à trouver des moments pour se rencontrer, ou pour prendre le temps d’échanger et de réfléchir en-dehors des moments de réunions, cette solution propose un cadre aidant à réaliser ces processus à distance.

Pour une utilisation régulière et intensive, envisagez la mise en place de votre propre instance.

Dans cet article nous avons brièvement introduit cette solution et son utilisation. Nous vous invitons désormais à prendre le temps de tester par vous-même et découvrir tout son potentiel.

Un atelier « Outils collaboratifs numériques » présentant notamment cet outil est, en temps normal, régulièrement animé, suivez le calendrier ou contactez l’animateur pour y participer!